Daar wij veel waarde hechten aan de bescherming van uw persoonsgegevens, trachten we hierbij heldere en transparante informatie te geven over welke gegevens we verzamelen, hoe wij om-gaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Het ‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regel-geving, waaronder de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval :
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende organisatorische en/of technische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als ‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw per-soonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens :
Scouts en Gidsen Museum vzw
Sint Geertruiabdij 5
3000 Leuven
info@scoutsmuseum.be
Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of pro-ducten, klanten en prospecten, leveranciers.
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door ‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- ledenadministratie
- om te kunnen deelnemen aan bepaalde activiteiten van het ‘Scouts en Gidsen Museum vzw’
- het versturen van informatie over onze activiteiten, tijdschriften voor de leden, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- occasionele e-mails
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :
- persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres
- privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, enz…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens heb-ben verkregen.
Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging, met uitzondering van :
- Beeldmateriaal (voor public relations)
- Contactgegevens (voor direct marketing)
- …
Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is het niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Momenteel maken we geen gebruik van derde partijen (externe dienstverlener). Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwer-kersovereenkomst hebben afgesloten.
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
- uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank bij verschillende bestuursleden
- partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt, en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
- overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, …)
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsge-gevens te waarborgen en uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
Bewaartermijn
‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te be-schermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen :
- alle personen die namens ‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’
- wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring, kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnen u vragen – om misbruik te voorkomen – om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
agd-gda@privacycommission.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
‘Scouts en Gidsen Museum vzw’ kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijzigin-gen zullen we steeds een aankondiging doen op onze website.